Die Kosten von elektronischem Datenaustausch werden vor allem durch die Art der Lösung bestimmt, die Sie für Ihren elektronischen Datenaustausch wählen. Üblicherweise muss sich ein Unternehmen zwischen einer In-House EDI-Lösung oder einem externen EDI-Anbieter entscheiden. Beide Lösungen haben ihre Vor- und Nachteile, die wir in diesem Artikel aufgelistet haben.
Für die Wahl einer dieser beiden Lösungen ist es natürlich entscheidend, die Kosten der jeweiligen Lösung zu kennen. Im Folgenden haben wir die wichtigsten Faktoren, die Sie bei der Kostenkalkulation beider EDI-Lösungen berücksichtigen müssen, aufgelistet, damit Sie sich für eine von beiden Lösungen entscheiden können.
Kosten für eine In-House Lösung
Bei einer In-House Lösung für den elektronischen Datenaustausch gibt es drei wesentliche Kostenpunkte, die Unternehmen berücksichtigen und kalkulieren sollten:
- Kosten für Mitarbeiter
- Kosten für Software
- Kosten für Hardware
Weitere, oft kleine Kostenpunkte, sind natürlich Kosten für Strom, Internet etc.
Eine Inhouse-Lösung bietet den Vorteil einer vollständigen internen Verwaltung und Kontrolle über alle EDI-Prozesse. Je nach Unternehmensgröße, fallen die oben genannten Kostenpunkte unterschiedlich ins Gewicht. Während der größte Kostenpunkt für große Unternehmens meistens die Mitarbeiter sind, erscheinen interne EDI-Software und EDI-Hardware für viele kleinere Unternehmen kaum bezahlbar.
Im einzelnen sind bei einer In-House Lösung folgende Punkte besonders relevant und je nach Unternehmensgröße und Anforderung unterschiedlich wichtig.
- EDI-Software für Mapping und Übersetzung; diese sollte von einem EDI-Software Anbieter erworben werden. Das Programmieren einer eigenen Lösung ist meist noch teurer und deutlich größerer Aufwand.
- Lösungen für alle Arten von Kommunikationsmethoden, die Kunden und Lieferanten erfordern.
- Interne Mitarbeiter oder externe Berater für EDI-Rollen, wie z.B. ein EDI-Spezialist.
- Intern oder extern gehostete IT-Infrastruktur. Fragen Sie sich, wo Ihre Daten gespeichert werden und von wo aus auf sie zugegriffen wird.
- IT-Mitarbeiter, die sich laufend um Upgrades und technische Wartung kümmern. Bedenken Sie, dass dies meist nicht zusätzlich und ohne neue Mitarbeiter von der bereits voll ausgelasteten IT-Abteilung geleistet werden kann.
- Integration in Back-Office-Systeme oder ERP.
Die höchsten Kosten eines In-House EDI-Lösung entstehen für die meisten Unternehmen durch Mitarbeiter. Gerade in sehr großen Unternehmen, werden rein für den EDI-Bereich zahlreiche Mitarbeiter beschäftigt. Das kann – je nach Unternehmensgröße – jährlich Millionen von Euro Kosten. Doch auch kleinere Unternehmen sollten den zusätzlichen Aufwand und die Kosten durch die notwendigen, zusätzlichen Mitarbeiter, nicht unterschätzen.
Auf Basis dieser oft immensen Kosten, geht der Trend aktuell zum Outsourcing an einen EDI-Dienstleister.
Kosten für einen EDI-Dienstleister
Doch nur, weil man einen EDI-Dienstleister beauftragt, heißt das noch nicht, dass man automatisch Kosten spart. Durch die Nutzung eines EDI-Anbieters sparen Sie aber auf jeden Fall viel Zeit, interne Ressourcen und Implementierungskosten. EDI-Anbieter verfügen bereits über die Infrastruktur, um Ihre Daten zu verwalten, auf Ihr ERP-System zu integrieren. Doch EDI-Dienstleister ist nicht gleich EDI-Dienstleister. Bevor man sich für einen entscheidet, sollte man folgende Punkte überprüfen:
- Kann der EDI-Dienstleister alle notwendigen Handelspartner, Lieferanten und Kunden versorgen?
- Deckt der Anbieter die Bandbreite der Standorte ab, an denen Sie tätig sind? Innerhalb Nordamerikas werden die beispielsweise ANSI X12-Standards verwendet, während EDIFACT weltweit eingesetzt wird. Die meisten Anbieter können beide Kommunikationsmethoden in großem Umfang unterstützen.
- Welches Niveau an Schulung und Unterstützung wird Ihrer Organisation und Ihren Handelspartnern geboten? Um die höchste Qualität der Unterstützung und Schulung zu erreichen, suchen Sie Organisationen, die EDI-Kurse und internen Support anbieten.
- Überlegen Sie, welche Möglichkeiten der Anbieter Ihnen und Ihren Handelspartnern bietet, um verschiedene Versionen von Dokumenten oder Kommunikationsmethoden auszutauschen.
- Wird Ihr Datensatz beim EDI-Anbieter oder intern in Ihrer Organisation gehostet?
- Wird der EDI-Anbieter Ihnen Zugang zu den Regeln und Berichten gewähren, die Sie in Ihre Backend-Systeme integrieren möchten?
- Hat der Anbieter Kosten pro Transaktion oder zugrundeliegende Gebühren, die verstanden werden müssen?
Wie Sie an dieser Stelle sehen, ist es nicht unbedingt der Fall, dass Sie – nur weil Sie auf einen EDI-Dienstleister setzen – alle Kosten für Mitarbeiter wegfallen. Im Gegenteil. Viele EDI-Dienstleister erfordern ähnlich hohen internen Aufwand, wie eine In-House Lösung. Nur mit weniger Kontrolle.
Unsere Empfehlung ist deshalb:
Setzen Sie auf einen Full-Service Dienstleister wie 2BI Solutions. Denn 2BI Solutions übernimmt Ihre EDI-Anbindung mit einem transparenten Preismodell und ohne versteckte Kosten. Gleichzeitig benötigen Sie, sobald die Schnittstellen einem eingerichtet sind, keine Mitarbeiter, die sich um irgendetwas kümmern müssen.
Wie das funktioniert:
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