EDI im eCommerce – So funktioniert EDI mit WooCommerce, Shopify, Amazon etc.

eCommerce wird für jedes Unternehmen immer wichtiger. Und damit steigen auch die Anforderungen an die eigene IT. Egal welche Shopsysteme oder Marktplätze genutzt werden, elektronische Daten müssen ausgetauscht werden. Auftragsbestätigungen, Frachtanfragen, Rechnungen und vieles mehr. Diese Daten alle manuell zu sammeln und zu versenden erfordert einen hohen Aufwand und ist in größeren Unternehmen überhaupt nicht möglich. Deshalb braucht es Automatisierung und elektronischen Datenaustausch, kurz EDI (Electronic Data Interchange).

Was ist EDI?

EDI steht für “Electronic Data Interchange”, also elektronischen Datenaustausch. Durch die Umstellung von einem papierbasierten auf einen elektronischen Austausch von Daten und Dokumente, profitieren Unternehmen von erheblichen Vorteilen. Dazu gehören geringeren Kosten, höherer Verarbeitungsgeschwindigkeit, weniger Fehler und besseren Beziehungen zu Geschäftspartnern. 

EDI ersetzt Post, Fax und E-Mail. Der Austausch über E-Mails ist zwar ebenfalls ein elektronischer Ansatz, aber die per E-Mail ausgetauschten Dokumente müssen immer noch von Menschen bearbeitet werden. Die Beteiligung von Menschen verlangsamt die Verarbeitung der Dokumente und führt zu Fehlern. Stattdessen können EDI-Dokumente direkt in die entsprechende Anwendung auf dem Computer des Empfängers (z. B. das Auftragsverwaltungssystem) eingespeist werden und die Verarbeitung kann sofort beginnen.

Gerade im Bereich des eCommerce sind die Vorteile von EDI entscheidend. Durch EDI stellen Sie sicher, dass alle Bestellungen sofort richtig bei Ihnen und in Ihren Systemen eingehen und verarbeitet werden. Auf diese Weise können Sie Produkte schneller ausliefern und haben einen klaren Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Dienstleistern. Hinzu kommen geringere Kosten, da Sie weniger Personal in der Verwaltung benötigen.

Wie funktioniert das?

Für EDI-Nachrichten stehen verschiedene nationale und internationale Standardformate bereit, die sowohl branchenübergreifend als auch branchenspezifische EDI-Formate sein können. Das EDIFACT-Format ist das bekannteste internationale Format für den branchenübergreifenden elektronischen Datenaustausch. 

Für die Übermittlung von EDI-Nachrichten können verschiedene Transportprotokolle verwendet werden, wie beispielsweise AS2, HTTPS, FTP, X.400 oder ISDN / OFTP. Unternehmen verwenden EDI, um eine Reihe von Dokumenttypen zu integrieren und gemeinsam zu nutzen – von Bestellungen über Rechnungen bis hin zu Angebotsanfragen für Kreditanträge und mehr. In den meisten Fällen handelt es sich bei diesen Organisationen um Handelspartner, die im Rahmen ihrer Lieferketten und B2B-Netzwerke häufiger Waren und Dienstleistungen austauschen.

Das Problem ist, dass es sehr viele Standards gibt. Gerade wenn man mehr als einen Marktplatz oder mehrere eCommerce Systeme nutzt, wird es schwierig alle Standards der Plattformen und Geschäftspartner zu kennen und die Daten automatisiert richtig zur Verfügung zu stellen oder die Daten des Geschäftspartners automatisiert zu Verarbeiten und in die eigenen Systeme zu überführen. 

Im Folgenden betrachten wir beispielhaft, wie EDI mit Amazon, WooCommerce und Shopify funktioniert und welche Besonderheiten es hier gibt.

EDI Amazon

Amazon ist eCommerce Plattform und Markplatz Nummer eins. Wenn Sie schon länger ein Amazon-Verkäufer sind, werden Sie wissen, dass der Papierkram und manuelle Verwaltungsaufwand sehr umfangreich sein kann. Hier hilft natürlich EDI.

Es gibt sechs wichtige EDI-Nachrichtentypen, die am häufigsten mit Amazon Vendor verwendet werden:

1. Purchase Order
2. Purchase Order Acknowledgement
3. Routing Advice Request (ARN)
4. Advance Shipment Notice / Advance Shipment Notification (ASN)
5. Invoice
6. Cost Inventory Update

Die meisten Lieferanten richten zumindest EDI ein, um Bestellungen in ihr System (SAP, Microsoft Dynamics usw.) herunterzuladen und Rechnungen zurück an Amazon zu übermitteln. Es gibt eine Reihe von EDI-Integratoren, die dies für Sie übernehmen können. Zudem handelt es sich um eine kostengünstige, schnelle und relativ effektive Option für das Herunterladen von Bestellungen in Ihr System.

2BI Solutions hilft Ihnen bei der Implementierung einer oder mehrerer Amazon EDI Schnittstellen.

EDI WooCommerce

Wer es leid ist Daten nach und nach aus WooCommerce zu übertragen, der benötigt eine WooCommerce EDI Anbindung. Denn mit Hilfe von EDI können diese Prozesse automatisiert werden. So kann man Bestellungen aus WooCommerce in EDI-Formate übertragen, um sie dann in übergeordneten Systemen zu nutzen und sie zum Beispiel via FTP oder SFTP an Drittanbieter und -Dienstleister, die für den Warenversand zuständig sind, genutzt werden.

Folgende Dinge könnten Sie mit EDI automatisieren:

• WooCommerce Invoice zu 810 EDI Invoice
• 850 Purchase Order zu WooCommerce Sales Order
• WooCommerce Ship File zu 856 Ship Notice/Manifest
• 812 EDI zu WooCommerce Debit/Credit Memo
• 820 EDI zu WooCommerce Cash Receipt
• WooCommerce Purchase Order Acknowledgment zu 855 Purchase Order Acknowledgment
• WooCommerce Ship File zu 856 Ship Notice/Manifest
• 860 Purchase Order Change Request zu WooCommerce Sales Order
• WooCommerce Sales Order zu Warehouse Shipping Order 940
• 945 Warehouse Shipping Advise zu WooCommerce Invoice
• Customized Packing Slip

2BI Solutions hilft Ihnen bei der Implementierung einer oder mehrerer WooCommerce EDI Schnittstellen.

EDI Shopify

Shopify ist eines der beliebtesten Shop-Systeme im eCommerce-Bereich überhaupt. eCommerce EDI ist bei diesem System so gefragt, wie nie zuvor. Denn Shopify EDI bietet Ihnen die Möglichkeit alle Ihre Bestellung, egal ob von Shopify oder aus anderen Systemen, an einem einzigen Ort angezeigt zu bekommen, zu bearbeiten und zu verarbeiten. 

Wenn Sie als Dropshipping-Store mit unterschiedlichen Dienstleistern oder Versandunternehmen, wie DPD, DHL, FedEx, UPS etc. zusammenarbeiten, ist auch hier die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie Shopify EDI benötigen. 

Mit Shopify EDI lassen sich Hunderte von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Rechnungen, Bestandsmeldungen, erweiterte Lieferscheine und vieles mehr erstellen.

2BI Solutions hilft Ihnen bei der Implementierung einer oder mehrerer Shopify EDI Schnittstellen.