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EDI (Electronic Data Interchange) verkürzt Logistikzeiten und hilft dank der automatisierten B2B-Kommunikation dabei, manuelle Fehler zu vermeiden. EDI unterstützt verschiedenste Unternehmen, die Waren produzieren, versenden, kaufen und verkaufen, von Einzelhändlern und Herstellern bis hin zu Logistikunternehmen, Fluggesellschaften, Gesundheitsdienstleistern und Versicherern.

Nutzen Sie auch EDI! Im folgenden Beitrag erklären wir ausführlich, was genau EDI ist und zeigen Ihnen, warum 2BI Solutions der EDI Dienstleister ist, auf den Sie setzen sollten.

Obwohl der elektronische Datenaustausch bereits seit den 1960er Jahren im Einsatz ist, ist er im digitalen Zeitalter von besonderer Bedeutung. Electronic Data Interchange unterstützt die Automatisierung der Lieferkette, die digitale Transformation des Unternehmens und sogar die Automatisierung von Arbeitsabläufen und Geschäftsprozessen.

Was genau ist also EDI?

EDI steht für Electronic Data Interchange und beschreibt den Austausch von elektronischen Daten in Standard-Formaten
„EDI“ steht für Electronic Data Interchange (Elektronischer Datenaustausch)

Der Sammelbegriff „EDI“ steht für Electronic Data Interchange (Elektronischer Datenaustausch). Er kennzeichnet den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Geschäftspartnern in Form von strukturierten Daten nach definierten internationalen Standards. Charakteristisch für Elektronischen Datenaustausch ist, dass der Datenaustausch ohne manuelle Intervention stattfindet. Ziel der elektronischen Datenübertragung ist es, Daten unabhängig von ERP-System und Format unternehmensübergreifend auszutauschen und die Informationen direkt zu verarbeiten.

Was ist EDI und welchen Nutzen bringt mir die Implementierung in mein Unternehmen?

Wie funktioniert EDI?

Mit EDI können Daten direkt aus dem Warenwirtschaftssystem eines Partners abgerufen, in Sekunden versendet und direkt im System des Empfängers verarbeitet werden. Für den Transport selbst wird das Geschäftsdokument in einem Standard-EDI-Format übermittelt, das sowohl vom Absender als auch vom Empfänger über ein beliebiges Transportprotokoll gelesen und übertragen werden kann.

Auf diese Weise können Geschäftspartner und Organisationen auf der ganzen Welt Dokumente so einfach austauschen wie in internen ERP-Systemen. Für EDI-Nachrichten stehen verschiedene nationale und internationale Standardformate bereit, die sowohl branchenübergreifend als auch branchenspezifische EDI-Formate sein können. Das EDIFACT-Format ist das bekannteste internationale Format für den branchenübergreifenden elektronischen Datenaustausch.

Für die Übermittlung von EDI-Nachrichten können verschiedene Transportprotokolle verwendet werden, wie beispielsweise AS2, HTTPS, FTP, X.400 oder ISDN / OFTP. Unternehmen verwenden EDI, um eine Reihe von Dokumenttypen zu integrieren und gemeinsam zu nutzen – von Bestellungen über Rechnungen bis hin zu Angebotsanfragen für Kreditanträge und mehr. In den meisten Fällen handelt es sich bei diesen Organisationen um Handelspartner, die im Rahmen ihrer Lieferketten und B2B-Netzwerke häufiger Waren und Dienstleistungen austauschen.

Welche Vorteile bietet der elektronische Datenaustausch?

Mit dem elektronischen Datenaustausch kann die Datenübertragung erheblich beschleunigt werden, da die Daten sofort für die weitere Verarbeitung im System einsatzbereit sind. Ohne die zeitaufwendige und arbeitsintensive manuellen Dateneingabe werden nicht nur kritische Fehlerquellen beseitigt, sondern auch deren Kontrolle, was den Prozess vereinfacht. Da die direkte Kommunikation zwischen den Systemen sofort stattfindet, verkürzt sich außerdem die Zeit der Datenübertragung selbst.

Die Hauptvorteile nach www.comarch.com:

Der elektronische Datenaustausch macht nicht nur eine Vielzahl von Papierdokumenten (Aufträge, Bestätigungen, Bestellungen, Rechnungen oder Lieferscheine) überflüssig, sondern trägt auch wesentlich zur Prozessoptimierung bei. Darüber hinaus können Unternehmen, die EDI für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten verwenden, ihre Marktposition verbessern und sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Was sind die Aufgaben eines EDI-Dienstleisters?

Technische Aspekte

Im Gegensatz zu Mobilfunknetzen mit wenigen Mobilfunkbetreibern gibt es auf dem EDI-Markt viele verschiedene nationale und internationale Anbieter, die Dienstleistungen im Zusammenhang mit dem elektronischen Datenaustausch anbieten. Zu den wichtigsten Dienstleistungen gehören:

  • Routing: Dies bezieht sich auf die Zustellung elektronischer Nachrichten vom Absender zum Empfänger.
  • Roaming: Haben Sender und Empfänger nicht denselben Electronic Data Interchange-Anbieter, erfolgt die Weiterleitung der Nachricht zwischen verschiedenen Anbietern hinweg.
  • Umwandlung: Bei der Konvertierung wird das Quellformat in das Zielformat umgewandelt. Eine Konvertierung kommt normalerweise zum Einsatz, wenn Absender und Empfänger unterschiedliche elektronische Dokumentformate oder Dokumentenstandards verwenden.
  • Validierung: Die übertragenen Daten können fehlerhaft sein. Zum Beispiel wird bei einer Rechnung die “Summe” überprüft, damit sichergestellt werden kann, dass der Empfänger die richtigen Daten erhält. 
  • Unterschrift: Obwohl es in vielen Ländern nicht mehr gesetzlich vorgeschrieben ist, bestehen viele Empfänger auf die digitale Signatur elektronischer Nachrichten. Technisch garantiert dies die Authentizität des Absenders und eine Unversehrtheit der gesendeten Informationen.
  • Archivierung: Durch die elektronische Archivierung können elektronische Dokumente so gespeichert werden, dass sie in Zukunft jederzeit wieder zugänglich sind. Die Gründe hierfür können außerhalb des Unternehmens (z. B. aufgrund von Steuervorschriften) oder innerhalb des Unternehmens liegen (z. B. um die ausgetauschten Dokumente später zu analysieren).

Der Service

Neben der Technologie, die zweifellos für den reibungslosen Ablauf des elektronischen Datenaustauschs von entscheidender Bedeutung ist, sind Beratungsleistungen rund um Elektronischen Datenaustausch eine weitere wichtige Aufgabe für EDI-Dienstleister. Jedes EDI-Profil enthält normalerweise die folgenden Schritte.

Statusanalyse

Hierbei geht es hauptsächlich um die Bewertung, an welche Lieferanten und Kunden sich Elektronischer Datenaustausch wenden wird und welche EDI-Standards hauptsächlich genutzt werden. Gleichzeitig muss der Dienstleister die Voraussetzungen für die aktuell verwendete Software prüfen. EDI-Daten werden in der Regel im Unternehmen mit Warenwirtschafts- oder Finanzbuchhaltungssoftware generiert und verarbeitet. Ist die verwendete Software in der Lage, strukturierte Informationen zu senden und zu empfangen? Ohne diese Voraussetzung ist die Verwendung von Electronic Data Interchange beispielsweise nicht möglich.

Ein weiteres Problem ist die Konvertierung. Lohnt sich der Kauf einer lokalen Konvertierungssoftware, die zwischen dem Format der Warenwirtschafts- / Finanzbuchhaltungssoftware und dem vom Lieferanten / Kunden gewünschten EDI-Format wechseln kann oder soll der EDI-Dienstleister diese Aufgabe übernehmen? Oft zahlt sich der Kauf von lokaler Konverter-Software nur bei einer großen Menge an Dokumententypen und einer großen Anzahl von Lieferanten und Kunden aus.

Der Konverter löst das Problem der Konvertierung. Allerdings müssen die konvertierten Daten auch übermittelt werden. Da es bei Lieferanten / Kunden viele verschiedene Protokolle gibt, muss man sehr wahrscheinlich an noch eine weitere Software kaufen und betreiben.

Interne Stammdaten aktualisieren

Um beim elektronischen Datenaustausch eindeutig als Unternehmen identifiziert zu werden, muss eine GLN (Global Location Number oder globale Lokationsnummer) erworben werden. Jedes Produkt muss dann anhand dieser GLN eine eindeutige Bezifferung (die sogenannte GTIN) erhalten und im elektronischen Datenaustausch mit dieser Nummer identifiziert werden.

Einrichtung der EDI-Infrastruktur

Sobald die Infrastruktur in Schritt 1 analysiert, die Software angepasst oder neu gekauft wurde und die Stammdaten in Schritt 2 aktualisiert wurden, wird der eigentliche Elektronische Datenaustausch implementiert.

Der EDI-Support kontaktiert den EDI-Ansprechpartner des Kunden, um mit diesem einen EDI-Eintrag vorzunehmen. Während des Onboarding-Prozesses werden die vom Unternehmen verwendeten Dokumentenstandards ausgetauscht und bei Bedarf entsprechende Konvertierungen vorgenommen. Parallel zur Einrichtung der verwendeten Dokumentenformate stellt der Dienstleister verschiedene technische Verbindungen zu Lieferanten und Kunden her.

Probelauf

Die technische Infrastruktur ist eingerichtet und die Abstimmung über die verwendeten Dokumenentstandards abgeschlossen? Dann wird zum ersten Mal der Austausch von Testnachrichten durchgeführt. Es wird geprüft, ob die an den Empfänger gesendeten Daten korrekt verarbeitet werden. Im Rahmen des Testlaufs werden häufig Paralleloperationen von Papierdokumenten und elektronischen Dokumenten durchgeführt.

Neben Papierdokumenten tauscht der Dienstleister für einen bestimmten Zeitraum auch elektronische Nachrichten aus. Der Empfänger vergleicht dann den Papierbeleg mit den elektronisch erhaltenen Daten in seinem ERP-System. Wenn eine Abweichung festgestellt wird, zeigt das System während dieser Zeit, dass beispielsweise die Dokumentenzuordnung noch verbessert werden kann.

Produktionsabläufe mit Electronic Data Interchange

Wenn in der Testphase oder im Parallelbetrieb keine Probleme auftreten, wechselt das Unternehmen in den Produktivbetrieb. Die Vorteile von EDI sind jetzt gut dokumentiert: Elektronische Dokumente können vollständig automatisiert werden und es gibt keine manuellen Eingriffe zwischen den Parteien mehr.

Unterstützung

Es können natürlich auch einmal EDI-Fehler auftreten. Auf das System des Anbieters kann aufgrund eines Hardwarefehlers oder eines Unternehmensnetzwerkfehlers nicht zugegriffen werden? Elektronische Nachrichten können nicht zugestellt oder empfangen werden? Die Nachricht wurde vom Absender falsch exportiert, sodass der Empfänger sie nicht akzeptiert? Diese oder ähnliche Fälle löst der EDI-Dienstleister. Das EDI-Support-Team verfügt über die wichtigsten EDI-Kontakte beim Lieferanten und Kunden und nimmt sofort Kontakt auf.

Überwachung

Unabhängig von der regulären Unterstützung verarbeitet das Überwachungsteam des Electronic Data Interchange-Dienstleisters elektronische Nachrichten rund um die Uhr. Im Falle eines Problems benachrichtigt das Support-Team die relevanten Partner proaktiv und hilft bei der Lösung.

Fazit

Electronic Data Interchange wird die Effizienz von Geschäftsprozessen beim automatisierten papierlosen Datenaustausch zwischen Herstellern, Lieferanten und Kunden in Zukunft erheblich verbessern. Zum einen wird die Kommunikationsgeschwindigkeit erhöht, zum anderen verringert sich die Fehleranfälligkeit beim Datenaustausch. Dank offener Standards kann EDI-Software mit verschiedenen ERP-Systemen verbunden werden und vorhandene Datenbanken optimal nutzen. Web-EDI- oder ERP-Systeme mit integrierten EDI-Funktionen senken so nicht nur die Kosten, sondern beschleunigen zudem die Prozesse im Unternehmen. Der richtige EDI-Dienstleister bietet leistungsfähige Integrationslösungen und übernimmt sämtliche Aufgaben von der Einrichtung bis zum Monitoring

EDI steht für Electronic Data Interchange (Elektronischer Datenaustausch). EDI ist der Prozess des elektronischen Austausches von Geschäftsdokumenten wie z.B. Bestellung, Rechnungen, Krankenversicherungsanträge, Forderungsstatusabfrage etc. EDI wird auch in einzelnen Organisationen zur Übertragung der Daten zwischen gleichen oder unterschiedlichen Abteilungen eingesetzt.

EDI steht ausgeschrieben für den englischen Begriff Electronic Data Interchange. Auf Deutsch übersetzt heißt das Elektronischer Austausch.

EDI ist der Computer-zu-Computer-Austausch von Standard-Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Rechnungen, Lagerbestände und Versandanzeigen. Dies funktioniert über standardisierte Dateiformate, die von Computern und entsprechender Software vollautomatisch empfangen und verarbeitet werden können. EDI-Softwarelösungen erleichtern den Austausch von Geschäftsdokumenten und Daten über eine Vielzahl von Plattformen und Programmen.

Mit einem EDI Dienstleister wie 2BI Solutions werden die Kosten für elektronischen Datenaustausch ganz transparent und man spart mit Sicherheit Kosten im Vergleich zur Inhouse-Lösung: Mit nur 50 Euro pro Monat pro Schnittstelle, gehört 2BI zur den transparentesten Anbietern im Markt.

Das Nutzen von Electronic Data Interchange (EDI) hat einige Vorteile:

  • Sparen von Kosten und Zeit durch den vollautomatisierten und elektronischen Austausch von Daten
  • Minimales Fehlerrisiko durch wenige manuelle Eingriffe
  • Bessere und weitreichendere Geschäftsbeziehungen
  • Schnellere Auslieferung von Daten
  • Validierung und Anreicherung von Daten mit hoher Geschwindigkeit

Eine EDI Anbindung macht es möglich, dass Ihr Unternehmen Daten vollautomatisiert und elektronisch erhält, validiert, anreichert und an Ihre Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner versendet, ohne dass manuelles Eingreifen von Ihrer Seite notwendig ist. Mit einer EDI Anbindung machen Sie sich bereit für den elektronischen Datenaustausch mit anderen Unternehmen.

EDIFACT ist ein EDI Standard, der für den elektronischen Austausch von Daten zwischen Unternehmen direkt von Computer zu Computer genutzt wird. EDIFACT umfasst dazu eine Reihe von international vereinbarten Normen, Verzeichnissen und Richtlinien.

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