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EDI ist sowohl für kleine Unternehmen als auch für große Konzerne wichtig. Für kleine Unternehmen bietet EDI die Möglichkeit, einer besseren Interaktion mit anderen Unternehmen. Für große Konzerne besteht der Vorteil hauptsächlich darin, dass über alle Handelspartner hinweg Daten ausgetauscht werden können. Sie alle ziehen Nutzen aus der Tatsache, dass sie Daten in strukturierter Form erhalten, die automatisch weiterverarbeitet werden können.Viele Unternehmen setzen deshalb auf EDI Anbieter.

EDI Anbieter – Nutzen, Vorgehen und Herausforderung

EDI Anbieter wissen: Die Welt, wie wir sie kennen, wäre ohne den elektronischen Datenaustausch kaum vorstellbar. EDI (Electronic Data Interchange bzw. elektronischer Datenaustausch) verbessert dabei vor Allem die unternehmerische Effizienz und Produktivität. In kürzerer Zeit werden mehr Dokumente freigegeben und verarbeitet. Die strenge Standardisierung der Technologie trägt dazu bei, dass Fehler reduziert werden. Auch die Datenanalyse, das Reporting, die Datenerfassung, die Rückverfolgbarkeit und die Datentransparenz können unterstützt und verbessert werden.

Warum brauchen Sie überhaupt einen EDI Anbieter?

Für manche Unternehmen stellt die EDI Implementierung eine große Herausforderung dar. Das hängt damit zusammen, dass für den Betrieb eines EDI Systems zuallererst eine ERP Lösung benötigt wird, die strukturierte Daten erzeugen und lesen kann. Hierfür wird als zweite Komponente ein Konverter benötigt, der die internen Unternehmensdaten auf das ausgetauschte Datenformat übersetzen kann. Als dritte Komponente wird ein Konnektor benötigt, um die Daten versenden zu können.

Das Problem: Vor allem kleine und mittelgroße Unternehmen verfügen zwar häufig über eine ERP Lösung, können in aller Regel aber nicht mit einem EDI Modul dienen. Für große Unternehmen gibt es ein anderes Problem. Diese haben zwar häufig Zugriff auf einzelne Konverter, es fließen aber so viele Daten von außen und innen, zum Beispiel von Lieferanten und Kunden, in das Unternehmen, dass große Unternehmen schlicht nicht mehr alle notwendigen Datenformate und Schnittstellen bedienen können. Sie haben kleine IT-Mannschaften, die zu viele Aufgaben haben, also überlastet sind. Das führt meist dazu, dass EDI für Sie eine niedrige Priorität hat.

Die teils notwendige manuelle Konvertierung und Auslieferung von z.B. Katalogen, Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen kann deshalb Zeit in Anspruch nehmen und damit bares Geld kosten. Möglicherweise denken manche kleinen und mittelgroßen Unternehmen aus diesem Grund über die Anschaffung und Installation einer Konverterlösung nach. Allerdings hat eine solche Softwarelösung nicht nur einen hohen Preis – für ihre Installation und Konfiguration ist auch eine entsprechende Fachkompetenz nötig. Ist diese Fachkompetenz intern nicht vorhanden, müssen externe Spezialisten hinzugezogen werden. In den meisten Fällen lohnt sich der Aufwand für die Anschaffung, Installation, Konfiguration und der Inhouse-Betrieb einer eigenen Konverterlösung schlichtweg nicht.

Um zu berechnen, wie schnell diese Kosten explodieren können, haben wir Ihnen einen komfortablen EDI-Kostenrechner heraus gesucht.

Die Betreuung der internen IT lohnt sich für große Unternehmen meist auch nicht. Eventuell sind es nur vereinzelte Kunden oder Dienstleister, die ihre Daten in ganz speziellen Datenformaten oder über besondere Kommunikationsprotokolle benötigen. Für diese Ausnahmen extra die Konverterlösungen zu erweitern ist logischerweise oft nicht sinnvoll.

Abhilfe für beide schafft also ein externer EDI Anbieter, der kleinen, mittelgroßen und großen Unternehmen die Möglichkeit bietet, EDI Daten zu senden und zu verarbeiten, ohne dass dafür ein teurer EDI Konverter gekauft werden muss oder der alle notwendigen Schnittstellen bedienen kann. Das Grundprinzip ist denkbar einfach. Der Anbieter sollte also ein System zur Verfügung stellen, das möglichst vollautomatisch, transparent und ohne großes Zutun des Kunden die Daten in die notwendigen Formate konvertiert und richtig übermittelt.

So hilft Ihnen 2BI Solutions als externer EDI Anbieter:

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Das Vorgehen

Ein EDI Anbieter sorgt also nicht nur für den reibungslosen Betrieb des EDI Systems, das er den Unternehmen zur Verfügung stellt – er bietet auch beratende und betreuende Dienstleistungen rund um die EDI Einführung, die von der anfänglichen Analyse über die Aktualisierung der Stammdaten bis hin zum abschließenden Setup reichen.

Im ersten Schritt analysiert ein EDI Anbieter den aktuellen Status Quo seines Kunden. Dabei geht es hauptsächlich darum, zu evaluieren, wer mit der EDI Lösung erreicht werden soll. 

Im zweiten Schritt wird die EDI Infrastruktur aufgesetzt. Ein EDI Anbieter kontaktiert die Kunden und Lieferanten des Unternehmens, um mit ihnen das sogenannte EDI Onboarding durchzuführen. Dabei werden die verwendeten Dokumentenstandards ausgetauscht und bei Bedarf entsprechend konvertiert.

Im dritten Schritt kann der Betrieb starten. Hierbei werden erstmals Daten verschickt, um zu überprüfen, ob die gesendeten Dokumente korrekt beim Empfänger verarbeitet werden können. Werden Fehler oder Abweichungen festgestellt, kann das EDI System entsprechend nachgebessert werden.

Der Nutzen

Im Produktivbetrieb zeigen sich die Vorteile von EDI in vollem Ausmaß: Relevante Daten werden vollautomatisch zwischen Unternehmen ausgetauscht.
Im Produktivbetrieb zeigen sich die Vorteile von EDI in vollem Ausmaß: Relevante Daten werden vollautomatisch zwischen Unternehmen ausgetauscht.

Läuft das EDI System nach Abschluss einer ersten Testphase reibungslos, kann in den Produktivbetrieb gewechselt werden. Hierbei zeigen sich die Vorteile von EDI in vollem Ausmaß: Relevante Daten werden vollautomatisch zwischen Unternehmen ausgetauscht.

Ein guter EDI Anbieter ist aber auch nach der Einführung des EDI Prozesses für seine Kunden da. Treten technische Probleme auf, sorgt er dafür, dass die Verbindungen zu den Kunden und Lieferanten wiederhergestellt werden. Im Monitoringbereich kümmert sich ein EDI Anbieter rund um die Uhr um die reibungslose Übertragung elektronischer Nachrichten. Treten technische Probleme auf, so hilft er bei deren Lösung.

Wie aber finden Unternehmen den richtigen EDI Dienstleister? Damit das gelingt, ist es wichtig, sich nicht im Dienstleistungsdschungel zu verlieren. Wer sich im Internet auf die Suche begibt, wird schnell feststellen, dass die Anzahl an EDI Anbietern, die Lösungen für den elektronischen Datenaustausch zur Verfügung stellen, enorm ist.

Um zu ermitteln, ob ein EDI Anbieter die beste Lösung anbietet, reicht es nicht, nur einen Blick auf die angebotenen Datenformate und Übertragungsprotokolle zu werfen. Hier gibt es technisch gesehen zwar kleine Unterschiede – doch am Ende des Tages ist es das Ziel, Daten zu senden, in ein anderes Format zu konvertieren und zu empfangen.

EDI Anbieter – Fragen, Faktoren und Anforderungen

Schlussendlich wird sich das Ergebnis eines EDI Projekts nicht wesentlich unterscheiden – ganz gleich, für welchen EDI Anbieter Sie sich letztendlich entscheiden. Dementsprechend müssen andere Faktoren zu Rate gezogen werden, um die Anbieter zu vergleichen. Um herauszufinden, welcher EDI Anbieter besonders gut zu Ihrem Unternehmen und Ihren Anforderungen passt, sollten Sie sich vor allem mit den technischen Punkten auseinandersetzen. Dazu gehört zum Beispiel die Frage, ob der Anbieter bei der Wahl der ERP Schnittstelle und des Übertragungsprotokolls flexibel ist.

Doch auch vertragliche Punkte fallen ins Gewicht – so beispielsweise die Frage, ob die Service- und Supportzeiten zu Ihren Arbeitszeiten und den Arbeitszeiten Ihrer Kunden und Lieferanten passen. Achten Sie auch darauf, wie lange Sie durch die Vertragslaufzeiten an Ihren EDI Anbieter gebunden sind. Und zu guter Letzt: Berücksichtigen Sie, welche Kosten auf Sie zukommen, wenn Sie kleine Anpassungen der Schnittstellen vornehmen oder wenn Sie weitere Geschäftspartner anbinden möchten. Auch die Kosten der Wartung sollten berücksichtigt werden. Auf diese Art und Weise können Sie bei der Auswahl des richtigen EDI Anbieters kaum etwas falsch machen.

Was macht ein EDI Anbieter?

EDI Anbieter unterstützen Unternehmen jeder Größe dabei, EDI in den Unternehmen einzuführen oder fehlerfrei zu nutzen. EDI Anbieter kümmern sich also darum, dass Ihr Unternehmen Daten elektronisch und vollautomatisch versenden und verarbeiten kann und alle notwendigen Schnittstellen der Geschäftspartner bedient werden.

Wie geht ein EDI Anbieter vor?

  1. Analyse des aktuellen Status Quo beim Kunden. Wie sieht es aktuell mit der EDI aus? Welche Schnittstellen müssen versorgt werden? Welche Geschäftspartner müssen angebunden werden? Etc.
  2. Aufsetzen der EDI Infrastruktur. Der EDI Anbieter übernimmt das Onboarding aller Partner und Schnittstellen.
  3. Start und Monitoring des fehlerfreien Betriebs. Werden Fehler oder Abweichungen festgestellt, kann das EDI System entsprechend nachgebessert werden.