Das digitale Büro: E-Rechnung in der Praxis

Das digitale Büro, und damit E-Rechnung bzw. E-Invoicing, wird immer selbstverständlicher und zur Basis der geschäftlichen Kommunikation. Im Rahmen des Electronic Data Interchange (EDI) entsteht eine digitale Vernetzung mit deutlicher Kostenreduzierung. Fehler bei der Erfassung werden minimiert oder sogar komplett verhindert. Das sind die maßgeblichen Argumente jeder Digitalisierung. Aber die Vorteile für die Arbeitsabläufe sind nicht die einzige Ursache für die zunehmende Bedeutung des E-Invoicing. Zusätzlich sorgt die EU-Richtlinie 2014/55/EU für ein reges Interesse an elektronischen Lösungen.

Im Rahmen des elektronischen Austausches von Daten (EDI) spielt das E-Invoicing bzw. die E-Rechnung eine zentrale Rolle. Grundsätzlich ersetzt EDI das Papierdokument durch ein elektronisches. Die Übermittlung erfolgt über ein Standardformat, die Kommunikation erfolgt ausschließlich zwischen Computern. Die Mitwirkung eines Menschen ist nur noch in minimaler Weise oder gar nicht mehr nötig. Die Unternehmen tauschen Standarddokumente auf elektronischem Wege aus. Durch das Ersetzen der Papierarbeit wird das Geschäftsleben einfacher und verlässlicher.

Wirtschaftliche Aspekte überwiegen bei der E-Rechnung

Der übliche Ablauf ist bisher: Rechnung am PC erstellen, ausdrucken, eintüten und frankieren, ab zur Post. Beim Empfänger das Ganze in umgekehrter Reihenfolge. Post abholen, Rechnung einscannen, am Computer weiterverarbeiten. Diese Praxis ist umständlich, zeitaufwändig, teuer und schadet der Umwelt (Transport und Papier). Der Gesetzgeber ist sich dessen bereits bewusst, seit 1.7.2011 ist die E-Rechnung deshalb mit der Papierrechnung auf eine Stufe gestellt. Die elektronische Rechnung kann seither sogar ohne die elektronische Signatur versendet werden. Oder sogar als E-Mail.

Die Form der elektronischen Rechnung ist allerdings vorgegeben. Das „Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung“ nennt zwei Kriterien. Nach § 4a Abs. 2 des EgovG ist eine Rechnung elektronisch, wenn

• sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und
• das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht.

Oft werden Rechnungen im PDF-Format erstellt und versendet, aber diese Form erfüllt diese Vorgaben nicht. Denn der Empfänger ist nicht in der Lage, die Rechnung unmittelbar elektronisch zu verarbeiten. Vielmehr wird mittlerweile erwartet, dass die Rechnung so vorliegt, dass sie maschinell lesbar wird. Ein strukturiertes Rechnungsformat ist für Menschen unlesbar, in seiner reinen Form besteht es aus EDI-Daten. Der Empfänger muss diese Daten zunächst visualisieren, um sie für die eigene Verarbeitung, für Rechnungsprüfung und Archivierung verwendbar zu machen.

Trend zu Hybrid-Rechnungen

Die notwendige Visualisierung wird aber von vielen als Nachteil empfunden. Von hybriden Rechnungsformaten aber wird dieser Nachteil überwunden. Sie kombinieren Maschinenlesbarkeit und Visualisierung. In einem PDF-Dokument, das für Menschen lesbar ist, wird eine XML-Struktur eingebettet, die Informationen für die maschinelle Bearbeitung enthält.

Bereits für die nahe Zukunft scheint sicher zu sein, dass die Rechnungsstellung auf elektronische Art die konventionelle Papierrechnung verdrängt. Denn der Trend ist nachhaltig, und die EU hat alle Rahmenbedingungen so eingerichtet, dass die E-Rechnung nach und nach Standard werden wird. 2017 lagen noch 70 Prozent der Rechnungen in Papierform vor, 22 Prozent im PDF-Format. Die Mehrheitsverhältnisse haben sich mittlerweile ins Gegenteil verkehrt, strukturierte und hybride Formate sind nun mit 50 Prozent am Rechnungsaufkommen beteiligt. Und für die weitere Zukunft wird erwartet, dass die Papierrechnungen und Rechnungen im PDF-Format nur noch marginal in der Abrechnungsabwicklung zu finden sein werden.

Allerdings gehört Deutschland nicht unbedingt zu den herausragenden Aktivisten bei der elektronischen Rechnungsverarbeitung. In Südeuropa ist man – besonders in Spanien, Italien und sogar in Kroatien und Ungarn – deutlich eifriger, was die Umsetzung der EU-Richtlinie betrifft. Dennoch wird sich auch hier im öffentlichen Sektor die E-Rechnung in den nächsten Jahren mehr und mehr durchsetzen. Die Unternehmen sollten deshalb rechtzeitig die entsprechenden digitalen Voraussetzungen einrichten, um auf das E-Invoicing vorbereitet zu sein.

Der Gesetzgeber forciert die Entwicklung der E-Rechnung

Bereits seit 2018 sind in öffentlichen Verwaltungen E-Rechnungen Pflicht. Seit 2020 gilt diese Vorgabe auch für Unternehmen. Wenn ein Unternehmen also international tätig ist, wird es auch sehr bald ausschließlich in elektronischer Form Rechnungen stellen müssen.

Obwohl die Digitalisierung enorme Einsparpotentiale bietet, sind die Gesetzgeber der EU mit ihren Verordnungen die eigentlichen Treiber, wenn es um die Innovation durch des E-Invoicing geht. Seit 2019 sind in den EU-Ländern 300 000 Administrationen verpflichtet, die entsprechenden Prozesse und Systeme vorzuhalten, die das Erstellen elektronischer Rechnungen ermöglichen. Damit wird durch die Behörden ein Standard geschaffen, dem sich die privaten Unternehmen mit der Zeit anpassen müssen – gegebenenfalls auch ohne gesetzliche Regelung.

Denn zwischen 45 und 65 Prozent der privaten Unternehmerschaft eines Landes beliefern den öffentlichen Sektor. Und so verstärken nicht nur die EU-Verordnungen die Entwicklung, sondern indem der Staat in der Praxis Maßstäbe setzt, an denen sich die Unternehmen mit der Zeit orientieren. Also stellen sie nach und nach die Rechnungen in der geforderten elektronischen Form mit entsprechend strukturierten Daten. Und Zunehmend fordern Staaten das E-Invoicing aber auch aus einem weiteren Grund.

Die Umsatzsteuer als Marktfaktor

Die Steuermoral lässt nicht nur in Deutschland zu wünschen übrig. Und mit den elektronischen Rechnungen soll verhindert werden, dass dem Fiskus die nötigen Einnahmen vorenthalten werden. In 2016 entgingen den EU-Staaten ganze 147,1 Mrd. Euro oder 12,3 Prozent der anfallenden Mehrwertsteuer. Damit wurde die Steuerlücke gegenüber 2015 um 4,4 Mrd. Euro reduziert. Und die Motivation der Mitgliedstaaten wird angesichts dieser Erfolge weiter steigen. Hinzu kommen das sich verlangsamende Wirtschaftswachstum und die angespannte Situation der Länderhaushalte. Ein zusätzlicher Grund, die das Steuerpotential optimal auszuschöpfen.

Unter diesen Umständen ist es eine einfache Methode, alle Unternehmen, die im jeweiligen Inland aktiv sind, zur elektronischen Abrechnung zu verpflichten. Einige Länder haben die Vorgaben bereits umgesetzt, und verlangen die gesamte Rechnung in elektronischer Form – und zwar in Echtzeit. Oder zumindest die für die Umsatzsteuer relevanten Daten.

Italien gilt nicht gerade als ein wirtschaftliches Musterland, aber gerade hier wurden die Gesetzesänderungen zügig umgesetzt. Die inländischen Rechnungen mussten seit dem 1.1.2019 in definierter elektronischer Form vorgelegt und über ein Rechnungsportal des Staates ausgetauscht werden. Bereits im August 2018 wurde in Ungarn unter bestimmten Voraussetzungen die elektronische Meldung der Umsatzsteuer zwingend notwendig. Gleiches gilt in England seit dem 1.4.2019.

Die Vorteile des E-Invoicing

Mit dem E-Invoicing ist ein enormes Einsparpotenzial für die Unternehmen verbunden. Druck- und Versandkosten entfallen, die Rechnung ist schneller zugestellt, fehlerhafte Verarbeitungen der eingehenden Rechnung werden minimiert. Findet das System einen Bezug zwischen einer Bestellung und einem Rechnungseingang, wird vollautomatisch verbucht. Die Zeit zwischen Rechnungsstellung und Bezahlung wird außerdem deutlich verkürzt, die Folge ist eine Erhöhung der Liquidität des Unternehmens.

Mit E-Invoicing entfallen zwischen 60 und 80 Prozent der Prozesskosten pro Rechnung. Die verbleibenden Prozesse werden effizienter und transparenter, den gesetzlichen Anforderungen wird zuverlässiger entsprochen. Die Sicherheit im Austausch von Rechnungen wird durch verschlüsselte Übertragung deutlich erhöht.

Der Rechnungsausgang

Der digitale Rechnungsausgang besteht im wesentlichen aus vier Schritten: Dem Eingang, der Aufbereitung, dem Portal und schließlich aus der Übergabe/dem Export.

Mit E-Invoicing werden interne Prozesse optimiert, Kosten reduziert, innerbetriebliche Vorgänge bekommen mehr Transparenz. Als Folge verbessert sich die Kundenbindung, werden Marktchancen erhöht und Wettbewerbsvorteile gesichert.

Der Rechnungseingang

Der digitale Rechnungseingang besteht aus drei Schritten: Dem Eingang, der Aufbereitung und der Bearbeitung.

Im Eingang werden die Rechnungen automatisiert, der Empfang verläuft über verschiedene Eingangskanäle. Bei der Aufarbeitung erfolgt die Umwandlung in den hauseigenen Standard. Mittels OCR/Texterkennung werden PDF-Rechnungen und eingescannte Dokumente identifiziert und Inhalte extrahiert. Selbst wenn bei der OCR/Texterkennung einzelne Rechnungsinformationen nicht richtig erkannt werden, lassen die aktuellen Programme eine einfache und schnelle manuelle Korrektur zu.

Die aufbereiteten Daten werden im ERP-System angereichert und auf Bestellbezug, Abweichungen bei Mengen und Preis überprüft sowie auf die Konformität mit landesspezifischen Regeln. Alle Schritte werden protokolliert und entsprechend den geltenden Regeln archiviert.

Ausblick

In mehr als 60 Ländern der Erde ist EDI und damit das E-Invoice auf dem Weg, Standard bei der Kommunikation mit Behörden und zwischen Unternehmen zu werden. Die Vorteile sind überzeugend und besonders aus wirtschaftlicher Perspektive nicht ignorierbar. Auf internationaler Ebene zeigt sich jedoch zunehmend das Problem unterschiedlicher Standards. Aber Lösungen sind bereits auf dem Weg. Bereits 2008 wurde die Peppol-Initiative gestartet mit dem Ziel, den elektronischen Verkehr grenzüberschreitend anzupassen. Technologiestandards wurden entwickelt, die in Europa bereits umgesetzt wurden. Mit der Angleichung der unterschiedlichen digitalen Kommunikationsformen werden EDI und E-Rechnung auch international zunehmend unverzichtbar.