Wenn Sie sich jemals mit Enterprise-, Lieferketten-, Logistik oder anderer Unternehmenssoftware beschäftigt haben, dann sind Sie mit Sicherheit auch schon einmal über die Abkürzung EDI gestolpert. EDI steht für elektronischen Datenaustausch (Electronic Data Interchange) und ist in vielen Unternehmen heute eine entscheidende Technologie, die den Dokumenten- und Datenaustausch zwischen Unternehmen elektronisch und automatisch ermöglicht. Im Folgenden zeigen wir Ihnen deshalb zunächst was EDI überhaupt ist und wie Sie sich für die richtige EDI Software entscheiden.
Was ist EDI?
Der elektronische Datenaustausch (EDI) ist ein Prozess, mit dem Unternehmen Dokumente in bestimmten, standardisierten Formaten von Computer zu Computer übertragen können. Es wird am häufigsten von Geschäftspartnern verwendet, aber die standardisierten Formate ermöglichen es Unternehmen auch, Daten sicher an und von externen Quellen zu übertragen, zu validieren und zu bearbeiten. EDI hat also zahlreiche Vorteile. Eine Übersicht hierzu haben wir in unserem Beitrag: “Was ist EDI?” zusammengestellt.
Üblicherweise werden im Rahmen der elektronischen Datenverarbeitung die folgenden Dokumente versandt und ausgetauscht:
- Rechnungen
- Bestellungen
- Lieferscheine
- Lieferavis
- Preislisten
- Kataloge
- etc.
Im Wesentlichen kann jedes Dokument, das Informationen und Daten enthält, die für einen bestimmten Geschäftsvorgang relevant sind, über EDI Systeme von einem Unternehmen zum anderen ausgetauscht werden. Diese Technologie erübrigt andere, meist manuelle Übertragungswege, wie Post, Fax oder sogar E-Mail. EDI-Systeme automatisieren den Prozess des Datenaustauschs, der -verifizierung und auch teilweise der Datenanreicherung vollständig. Gleichzeitig werden Fehler reduziert, Geschäftsprozesse drastisch beschleunigt und Kosten teilweise immens gesenkt.
Was EDI zuverlässig macht, ist die also Standardisierung. Das heißt, alle Informationen werden auf standardisierte Weise dargestellt, um sicherzustellen, dass die EDI Systeme die Daten verstehen und interpretieren können. Es gibt heute eine Reihe von EDI-Standards, die Unternehmen zur Verfügung stehen. Einen ausführlichen Beitrag zu den unterschiedlichen EDI Standards gibt es hier.
Funktionen von EDI Software
Es wird schnell klar, wieso EDI Software so effizient ist. Da viele Unternehmen allerdings nicht über eine interne IT-Abteilung verfügen, die “mal eben” eine komplette EDI Infrastruktur aufsetzen kann, greifen viele Unternehmen auf fertige EDI Software zurück.
Bevor Sie sich nun für eine EDI Software entscheiden, zeigen wir Ihnen hier einige Funktionen, die Ihre EDI Software erfüllen sollte.
- Routing: Die Zustellung elektronischer Nachrichten vom Absender zum Empfänger.
- Roaming: Haben Sender und Empfänger nicht denselben Electronic Data Interchange-Anbieter, erfolgt die Weiterleitung der Nachricht zwischen verschiedenen Anbietern hinweg.
- Umwandlung: Konvertierung vom Quellformat in das Zielformat, sofern Empfänger und Sender unterschiedliche Formate verwenden.
- Validierung: Überprüfung der Daten und Sicherstellung der “Richtigkeit” der Daten.
- Unterschrift: Anfügen einer digitalen Signatur
- Archivierung: Elektronische Archivierung der Dokumente auch nach Verarbeitung
Als Unternehmen sollten Sie sich also überlegen, ob und welche dieser technischen Funktionen Sie zwingend benötigen. Weitere Features sind häufig:
- ERP Integration: Für eigenständige EDI-Systeme ist die Integration mit bestehender Enterprise Resource Planning (ERP) oder Supply Chain Management (SCM) Software unerlässlich. Ohne die Anbindung Ihres EDI-Systems an Ihre andere Unternehmenssoftware müssten Sie die manuelle Kontrolle über die Dokumentenformatierung und den Datenaustausch übernehmen. Dies würde dem eigentlich Zweck der EDI-Software völlig entgegen wirken.
- Onboarding: Viele EDI-Systeme verfügen über Vorlagen und Schulungsmodule, um das Hinzufügen der eignen Software in die bestehenden Business-Prozesse so einfach wie möglich zu gestalten. Überprüfen Sie dies vor einem Kauf.
Ein häufig vergessener Punkt, wenn man sich für eine EDI Software entscheidet ist, die Bedienbarkeit der Software und Notwendigkeit von EDI Kenntnissen zur Bedienung der Software. Denn häufig erfordert eigenständige Software eine umfangreiche Kenntnis von EDI, EDI Standards und den Übertragungswegen. Prüfen Sie – natürlich bevor Sie sich entscheiden – ob Ihre EDI Kenntnisse und Fähigkeit auch wirklich dazu ausreichen, um die EDI Software fehlerfrei zu bedienen.
Ebenso wird gerne vergessen, dass auch für den laufenden Betrieb der Software fachlich qualifizierte Mitarbeiter permanent zur Verfügung stehen müssen. Sollten beispielsweise technische Schwierigkeiten bei der Datenübertragung auf Kundenseite auftreten, muss schnell und kompetent reagiert werden, um den EDI-Prozess stabil am Laufen zu halten.
Alternativen zur EDI Software
Vor allem die letzten beiden Punkte sind Gründe für viele Unternehmen, sich gegen eine EDI Software zu entscheiden. Entweder, weil die interne IT-Abteilung sowieso schon mehr als ausgelastet ist und eine solche Software nicht einrichten kann. Und manchmal auch, weil neben der EDI Software auch EDI Hardware und weiteres Personal notwendig ist. Beides muss ebenso bezahlt werden. Insgesamt kann das natürlich zu hohen Investitionskosten führen. Doch was sind die Alternativen?
Mit einem EDI Anbieter wie 2BI Solutions, geben Sie alle diese Probleme in die Hand eines zuverlässigen EDI Dienstleisters mit insgesamt über 30 Jahren Erfahrung im elektronischen Datenaustausch. Als IT-Dienstleister übernehmen wir für Sie das Schnittstellenmanagement für den Datenaustausch von Katalogen, Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen und entlasten so Ihre IT-Abteilung. Sparen Sie Ressourcen, Zeit und Investitionskosten und überlassen Sie uns die B2B Integration von Ihnen und Ihren Geschäftspartnern. EDI Outsourcing und die Entscheidung für einen EDI Anbieter wie 2BI Solutions haben für Sie natürlich zahlreiche Vorteile, die wir hier noch einmal für Sie zusammengestellt haben.
