Der Zeit- und Kostendruck in modernen Unternehmen steigt immer mehr. Das bedeutet gleichzeitig, dass sich auch Kommunikationsprozesse zwischen Unternehmen und Geschäftspartnern weiterentwickeln müssen. Die Zeiten, in denen Kommunikation über Brief und Fax an der Tagesordnung waren, liegen bereits in vielen Unternehmen in der Vergangenheit. Ähnlich sieht es beim Austausch von Daten aus. Die gesamte Kommunikation, von Bestellung bis hin zur Bezahlung, sollte in modernen Unternehmen elektronisch und nach Möglichkeit automatisch ablaufen. Die Lösung heißt hier für viele Unternehmen oft WebEDI, also der elektronische Datenaustausch (Electronic Data Interchange) über das Internet. In diesem Beitrag zeigen wir, was genau WebEDI ist und welche Vor- und Nachteile diese Lösung hat.
Inhaltsverzeichnis
Was ist EDI?
EDI steht für Electronic Data Interchange und bezeichnet den elektronischen Austausch von Daten zwischen Unternehmen. Dies funktioniert Dank standardisierter EDI-Formate und EDI-Schnittstellen vollautomatisch, was vielerlei Vorteile mit sich bringt. Beispielsweise werden dadurch manuelle Prozesse in der Kommunikation beseitigt und es gibt deutlich weniger Papier-Chaos. Gleichzeitig wird die gesamte Kommunikation schneller, ist weniger fehleranfällig und durch die Standardisierung einfacher.
Was ist das Besondere an WebEDI?
Alle Daten eines Unternehmens sind in dem ERP-System des Unternehmens gespeichert. In aller Regel handelt es sich hier um sehr große Datenmengen, die verarbeitet werden müssen. Die Kosten für eigene EDI-Systeme in Form von Hardware und EDI-Software sowie Mitarbeiter zur Betreuung und Pflege dieser EDI-Systeme können dabei häufig sehr hoch sein. Für viele Unternehmen lohnt es sich deshalb nicht, eigene EDI-Software und Hardware zu nutzen. Für die heutzutage meist sowieso ausgelasteten IT-Abteilungen wäre es vielfach unmöglich eine solche Zusatzbelastung zu bewältigen.
Eine Lösung ist hier die Abwicklung der EDI-Prozesse mit WebEDI. Diese Lösungen werden von externen Anbietern zur Verfügung gestellt. WebEDI hat dabei den Vorteil, dass alle EDI Prozesse über den Webbrowser dargestellt werden und meist mit ein paar wenigen Mausklicks verwaltet werden können. Lieferanten und Geschäftspartner ohne und mit eigenem EDI-System können dann an das WebEDI-System angebunden werden.
Im ersten Moment klingt dies zwar sehr einfach, ist es aber meist nicht. Anders als bei der Lösung über einen EDI-Dienstleister, können WebEDI-Systeme oft nicht mit größeren Datenmengen umgehen und bieten für sehr große Datenmengen sowieso keine Übersichtlichkeit mehr. Gleichzeitig muss die Anbindung von Geschäftspartnern oft selbst erfolgen. Auch hier benötigt es dann wieder die interne IT-Abteilung oder die IT-Abteilung der Lieferanten, was sich letztlich kontraproduktiv auf das Ziel auswirkt die IT-Abteilung zu entlasten.
EDI Cloud und EDI Dienstleister als Alternative
Für viele Unternehmen ist deshalb eine EDI Cloud Lösung in Kombination mit einem Full-Service EDI-Dienstleister die bessere Alternative. Denn die meisten Unternehmen sind nicht allzu versiert in EDI oder der EDI-Integration, und sollten deshalb auf externe EDI Lösungen setzen. Auf diese Weise konzentrieren Sie die Stunden und die Arbeitskraft Ihrer internen IT-Mitarbeiter auf Ihr Kerngeschäft und nicht auf die Wartung und Pflege veralteter EDI-Systeme.
Die Vorteile der EDI-Cloud in der Übersicht:
- Keine hohen Anfangsinvestitionen (mit 2BI Solutions haben sie KEINE Investitionen zum Start), da die Anschaffung von Hard- und Software nicht notwendig ist.
- Entlastung der internen IT
- dadurch, dass bisherige EDI-Arbeit outgesourced wird
- dadurch, dass keine Wartung und Pflege der internen EDI Systeme mehr notwendig ist
- Schnelleres onboarding neuer Geschäfts- und Kommunikationspartner (2BI übernimmt hier alle notwendige Kommunikation für Sie)
- Verbesserte Kommunikationsmöglichkeiten durch jahrelange Erfahrung und Know-How des Cloud-Betreibers (2BI hat Erfahrung mit über 500 Schnittstellen).
Mit der Anbindung an das EDI Cloudsystem von 2BI Solutions haben Sie gleichzeitg den vollen Überblick über alle ihre EDI-Übertragungen. Mit unserem Aktivitätsmonitor machen wir den Datenübertragungsprozess für Sie als Kunden komplett transparent – ähnlich wie bei einer WebEDI Anbindung. Sie haben hier vollen Überblick darüber, welche Daten an wen übertragen worden sind und, ob die Übertragungen fehlgeschlagen sind oder erfolgreich waren. Der wesentliche Unterschied: Sie selbst müssen sich um nichts kümmern. Wenn Übertragungen fehlschlagen, gehen wir dem sofort auf den Grund und kümmern uns darum die Fehler zu beheben. Gleichzeitig übernehmen wir auf Wunsch die Anbindung aller Ihrer Geschäftspartner und Lieferanten.
Hier sehen Sie noch einmal wie genau EDI mit 2BI Solutions funktioniert: